Organización empresarial 360°

No abordar adecuadamente los desafíos actuales en los procesos organizacionales es riesgoso, especialmente con los cambios globales en la gestión de información y tecnología instalada. Es crucial cumplir oportunamente con los requisitos contables, legales y tributarios de los Estados y organismos, ya que esto refleja la realidad empresarial. Las normas internacionales contra los “pecados capitales financieros” han establecido estándares exigentes, especialmente para Panamá.

A continuación, se presentan dos puntos para considerar en las organizaciones.

Personal contable: debe ser especializado y enfocado en la actividad de la organización, ya que realizar otras responsabilidades generará errores costosos.

Errores financieros y problemas de cumplimiento: las decisiones gerenciales inadecuadas y la falta de conocimiento contable y legal pueden resultar en registros erróneos de ingresos y gastos, generando información inexacta. Esto también provoca retrasos en la presentación de informes financieros que afectan la toma de decisiones y, a su vez, descuidan la normativa fiscal, lo que puede resultar en sanciones para la empresa.

Oportunidad en administración y recursos humanos: la alta rotación de personal, impulsada por la falta de liderazgo presenta una oportunidad significativa para mejorar la gestión del talento en la organización. Fomentar una comunicación efectiva sobre los objetivos puede reducir la confusión y los malentendidos, optimizando los recursos. Al establecer una dirección clara, se puede eliminar la ineficiencia operativa y mejorar los procesos administrativos, lo que contribuirá a una organización más ordenada. Esto no solo fortalecerá la capacidad de respuesta de la empresa, sino que también reducirá los costos asociados con el reclutamiento y la formación de nuevos empleados.

1. Problemas operativos

Errores en la configuración del sistema, como formatos incorrectos y fallas en la comunicación con la plataforma de recaudación dificultan la emisión oportuna de facturas electrónicas, afectando la coherencia entre la realidad tributaria, contable y operativa de la empresa. Además, la falta de velocidad y ancho de banda en internet puede causar caídas del sistema e incompatibilidad con los sistemas internos, que complican la comunicación eficiente con el gobierno.

2. Impacto financiero

Una mala gestión en la emisión de facturas afecta el flujo de caja; puede verse como evasión fiscal; generará pérdidas. Los incumplimientos con la norma fiscal resultarán en multas y auditorías. Estos problemas conllevan costos adicionales, como la contratación de expertos y capacitación extra al personal.

3. Problemas en recursos humanos

Una mala capacitación en los nuevos sistemas provocará confusión, errores y una mayor carga de trabajo en el personal. La mala comunicación y gestión generará resistencia al cambio, desmotivará al personal, lo que afecta el rendimiento. La falta de apoyo aumenta el estrés que incrementa la rotación del personal; los empleados buscarán entornos laborales estables y mejor gestionados.

4. Impacto en la relación con clientes y proveedores

Errores en la facturación, como facturas incorrectas o tardías, causarán insatisfacción y pérdida de confianza en los clientes. La desorganización en la gestión de facturas y pagos afecta negativamente las relaciones con los proveedores.

5. Desorganización administrativa

Una mala implementación de la facturación electrónica puede generar inconsistencias en los registros contables, complicando las auditorías gubernamentales. También provoca duplicidad de trabajo, aumenta la carga manual y el riesgo de errores. Además, la falta de integración con otros sistemas de la empresa ocasiona desorganización y problemas operativos.

6. Riesgos legales y de cumplimiento

Errores en la facturación electrónica pueden resultar en infracciones fiscales, auditorías y revisiones, generando costos adicionales y distracciones para la empresa. Además, si la implementación no cumple con la normativa local, se incurre en violaciones legales.

7. Impacto en la moral y productividad del equipo

Una mala implementación del sistema afecta negativamente la moral y productividad del equipo. La falta de claridad y soporte genera estrés y frustración en los empleados, y disminuye su rendimiento. Además, una gestión desordenada por parte de la gerencia reduce la moral e impacta la cultura organizacional y aumenta los errores humanos.

8. Desviación de recursos

La mala implementación de la facturación electrónica lleva a la desviación de recursos significativos de otras áreas o utilidades para solucionar problemas emergentes. Esto, a su vez, interrumpe proyectos estratégicos, y afecta el crecimiento y la competitividad de la empresa.

La mala implementación de la factura electrónica genera estrés en todos los niveles, afecta la operación y el ambiente laboral. Es fundamental llevar este proceso eficientemente y con capacidad, con personal técnico, liderazgo y habilidades blandas. Además, se deben considerar los riesgos según la legislación tributaria y penal de Panamá, especialmente en relación con los artículos relevantes del Código de Procedimiento Tributario y el Código Penal. La contabilidad y las finanzas deben estar alineadas con abogados tributarios para evitar malas decisiones que perjudiquen la salud de la empresa e impacten negativamente en los ingresos y las utilidades.