'Panamá ha avanzado casi 10 años en la transformación digital'

Panamá, al igual que todos los países, está viviendo un proceso acelerado de transformación digital que no solo está trastocando la forma de producir y de comercializar bienes y servicios, sino también de poder realizar trámites de manera electrónica, más ágil y más fácil para el interesado.

El director general de Comercio Electrónico del Ministerio de Comercio e Industrias, Luis Ayala, dijo que la pandemia de la covid-19 vino a “acelerar” la transformación digital en Panamá, al igual que ha ocurrido en otros países del mundo.

“En Panamá hemos dado un brinco de más de cinco años solo en el tema de digitalización; y si a eso se le suma todo el proceso de tramitología, la unificación de varias entidades, hablando del sector público, prácticamente hemos aportado cinco años más; entonces, hemos avanzado casi 10 años, porque los procesos ya son digitales a nivel gubernamental. La tramitología prácticamente está ligada”, afirmó.

En nuestro país, a nivel gubernamental, por ejemplo, se pueden realizar trámites a través de una ventanilla única sin necesidad de que la persona se presente. Recientemente también se anunció la puesta en marcha de una ciudad judicial prácticamente a disposición, donde el sistema y la tecnología son los que prevalecen para realizar trámites y procesos.

Una transformación digital que también es notoria en el sector privado donde la exponenciación es infinita porque cada persona, cada entidad privada, comercio, institución, hace uso de la tecnología en la medida de sus posibilidades, valoró Ayala,

“Acá hay sistemas que permiten generar trámites de aquí a cualquier parte del mundo en menos de lo que usted y yo conversamos. Las instituciones bancarias tienen un paso gigantesco en este sentido. Hoy usted no va a un banco más que por el mero hecho de que quiere salir y caminar, porque ya desde su casa puede hacer todo”, afirmó.

Sin moverse de casa se pueden hacer transacciones bancarias, compras en línea, pagar la factura del agua, cable, luz y teléfono, préstamos, escuelas y universidades. “Hemos hecho un avance bastante significativo en comparación con otros países de la región, como Nicaragua, Costa Rica, y otros. Nuestra posición geopolítica con un Canal, aeropuertos, zonas libres, infraestructura logística nos obliga a impulsarnos de esa forma exponencial (con respecto a otros países) para poder mantener la competitividad”, comentó Ayala.

Incluso, esa transformación digital está haciendo que cada vez más el uso del papel sea menor y que ahora se utilice cada vez más el documento electrónico, siempre y cuando se mantenga su valor probatorio igual al original.

“Entramos ya en la cuarta revolución industrial, que en este caso la protagonista es la tecnología; y a diferencia de las revoluciones anteriores no tiene un stop, tiene una evolución mayor. Si agarras la tecnología y la forma de hacer negocio, suma esos dos (componentes) tienes un infinito de formas de hacer, conquistar, procesar, digitalizar, tramitar a niveles tecnológicos. Ya no tiene límites”, aseveró.

Panamá migra del papel al documento electrónico

El funcionario anunció que desde el 1 de septiembre, el Mici, a través de la Dirección General de Comercio Electrónico, puso a disposición una nueva plataforma para el registro de todos los interesados que quieran ser auditores, almacenadores y prestadores del servicio de digitalización y almacenamiento de documentos electrónicos.

La plataforma está dirigida a todos los interesados (personas y empresas que van a brindar un servicio a terceros, o sea una persona natural o empresa jurídica), que quieran venir a la Dirección General de Comercio Electrónico a registrarse.

De acuerdo con Ayala, la plataforma funciona para todos, tanto para la empresa privada como para el sector gubernamental. Su uso les permite mejorar los procesos y ser más expeditos.

A través de la Dirección General de Comercio Electrónico se determina y certifica la forma en como se está digitalizando el documento, cómo está incluyendo la firma calificada, cómo se está custodiando en el dispositivo electrónico, si es fiable, con medidas de seguridad confiables, y si lo está haciendo según lo que establece la ley.

“Vemos que Panamá, al igual que todos los países, está entrando en una transformación digital de una manera en que ya casi el uso del papel va a ser menor y los documentos electrónicos van a tomar un papel preponderante”, destacó Ayala..

Pero para que ese documento electrónico tenga un valor probatorio igual que el original (el papel), tiene que cumplir con algunas disposiciones establecidas en la ley 51 de comercio electrónico y de documentos y almacenamiento electrónico, así como también en su reglamentación y reglamentaciones técnicas emitidas en febrero de 2020.

La digitalización y custodia de documentos está establecida en la Ley 51 del 22 de julio de 2008. La reglamentación de la ley quedó fijada en el decreto 24 de marzo de 2019. La reglamentación técnica fue puesta en Gaceta Oficial Digital en febrero de 2020; y no fue hasta 2021 cuando se empezó con el proceso de digitalización y custodia.

“Estamos en 2022, y como todos los países hemos sufrido un proceso por el tema de la pandemia, pospandemia, pero estamos viviendo un proceso de aceleración y transformación digital, y es lo que nos está indicando ahora que este es el camino, esta es la ruta, tenemos que ir por este lado, siguiendo la línea del gobierno digital del presidente Laurentino Cortizo”, expresó.

De hecho, agregó que el gobierno ya ha tenido avances en ese sentido, porque es parte de uno de los pilares de la administración del presidente Cortizo, en línea con el gobierno digital que promueve; y la Autoridad de Innovación Gubernamental (AIG) ha tenido un “papel preponderante” con todo el tema de la digitalización que ya está funcionando en todas las instituciones; y las empresas privadas muchas ya lo están aplicando.

“Tenemos que caminar de esa mano. La era digital no excluye si puedes o no puedes. ¡No! Te tienes que incluir y tienes que sumarte a ese proceso, y por eso es que el proceso de digitalización hoy es uno de los factores preponderantes”, dijo.

Del mismo modo subrayó la importancia de registrarse en la plataforma, pues en caso de que las personas que brinden ese servicio a terceros y no esté registrada “hay una sanción”. Para quien lo va a hacer por cuenta propia (almacenador) como bancos y demás es optativo que quieran registrarse.

En el caso de las entidades públicas, “se evita la discrecionalidad, permite que los interesados tengan acceso a expedientes electrónicos, que sean mucho más ágiles, mucho más rápidos y viene con un beneficio tanto para funcionarios como para interesados”. “Vemos que realmente en este proceso no solo encierra que yo pueda digitalizar un documento de manera electrónica, pero para que tenga un valor probatorio, sí tiene que cumplir con algunas disposiciones que están en la ley, en la reglamentación y en la reglamentación técnica que fue emitida”, insistió.

Los actores del proceso

Ayala detalló que existen dos actores importantes en el proceso de digitalización de documentos: el que va a brindar un servicio (prestador de servicio) y el que lo quiere hacer para uso propio (almacenador).

El prestador brinda el servicio a una tercera persona, digitaliza el documento y lo custodia. Mientras que desde la Dirección General de Comercio Electrónico ese proceso de digitalización, los auditores tienen que evaluarlo y confirmar que se está haciendo conforme a la ley, para que ese documento tenga integridad, fidelidad, confiabilidad y seguridad.

“Ese engranaje que usted está dando como un servicio a un tercero lo está haciendo de forma correcta y nosotros aquí le podemos certificar que es así y emitimos una resolución indicando que usted lo está haciendo según lo que establece la ley”.

Aseveró que el documento per se –que sale de forma electrónica junto con la certificación de la Dirección de Comercio Electrónico es idéntico al original o no ha sido alterado– tiene un valor legal a priori ante un tribunal. “El proceso permite que se mantenga la legalización del documento”, apuntó.

Añadió que también hay otra figura: el almacenador. ¿Quién es? “Todos podemos ser almacenadores porque generamos documentos electrónicos para uso propio. Los estoy guardando aquí para que en cualquier momento yo quiero decir este documento es válido ante un tribunal, yo pueda decir sí es válido, tiene un valor legal igual que probatorio ante un documento físico”, reiteró.

Dijo que ese almacenador, a diferencia de un prestador, no tiene la obligación de registrarse, aunque puede hacerlo, y dar fe y tener una certificación de que lo estoy almacenando y custodiando según lo que dice la ley.

Pero el prestador sí tiene la obligación de registrarse ante la Dirección General de Comercio Electrónico porque está brindando un servicio a terceros, por ende, puede afectar a un tercero.

Dentro de los ejemplos comerciales que realizan almacenamiento de documentos para uso propio se encuentra la mayoría de los bancos, a través de pagarés, contratos, préstamos, etc. “Ese documento electrónico que se genera es para uso del banco y usted. Los bancos se consideran como almacenadores”, expresó Ayala, aunque también se pueden registrar ante la Dirección General de Comercio Electrónico para certificar la validez de sus procesos de digitalización, de firmas y custodia de documentos conforme a la ley.

Como parte de los requisitos para registrarse ante la Dirección está realizar una auditoría (por parte del Mici) para que se revise si toda la infraestructura que tiene esa entidad pública o privada cumple con los requisitos, y el mínimo es la seguridad. “Si vemos que esos servidores o esa infraestructura es vulnerable, automáticamente le decimos tienes que mejorar. Si los niveles de respaldo, de seguridad, fiabilidad de la infraestructura tienen alguna falla, se le hacen las recomendaciones. No certificamos hasta que cumpla o cubra todas esas subsanaciones”, acotó.

El auditor debe emitir un resumen de auditoría que dice que la empresa está cumpliendo con los 11 pasos de revisión, confirmando que su proceso de almacenamiento y custodia de documentos es correcto, libre de ciberataques, fallas de infraestructura e inclusive hasta de respaldo.