La custodia documental se compromete con el medio ambiente

Actualmente las organizaciones generan una gran cantidad de información de manera física, es decir en papel; por ello, uno de sus principales debilidades es contar con empresas que brinden una gestión eficiente en la administración y custodia de documentos, que les permita conservar la información de sus operaciones y clientes de manera segura y con costos operativos reducidos; es por lo que nace la compañía Supreme Data Storage (SDS). Patricio Fernández, gerente comercial de SDS, explica que esta empresa 100% panameña ofrece soluciones de custodia, protección, administración de la información, digitalización, inventario y como fase final la destrucción certificada de documentos físicos a empresas de industrias diversas que manejan un volumen grande de documentación como: instituciones bancarias, aseguradoras, hospitales y centros de salud, instituciones educativas y entidades de gobierno. “Contamos con instalaciones de almacenaje avanzado y un equipo especializado para garantizar que su documentación esté protegida y al alcance de su mano. Además, tenemos una cartera de más de 350 clientes a quienes les custodiamos y administramos toda su documentación activa y no activa”, menciona.Según Fernández, uno de sus grandes logros en este 2022 es el funcionamiento de nuevos departamentos y la integración de clientes multinacionales a su cartera, así como el desarrollo de las operaciones de la gestión documental y su aporte al medio ambiente, cumpliendo de esta manera con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) planteados por la ONU.

Como empresa estamos 100% comprometidos con el medio ambiente. Para este 2022 nos planteamos el reto de desafiar lo que venimos haciendo. Es bastante irónico que en una empresa cuyo negocio principal es la custodia de documentación en papel, estemos apostando a la reducción del uso de este. Es un valor fundamental que estamos inyectando en la sociedad; por encima de los negocios está la responsabilidad social y la responsabilidad ambiental. De nada nos sirve tener un negocio potencialmente exitoso, sino contamos con un medio ambiente sano o en óptimas condiciones, un ejemplo de esto ha sido la paralización del 95% de las operaciones a nivel mundial, por un problema de salud pública.A fin de lograr este reto estamos promoviendo este año la campaña verde de reciclaje: 'Hoja por hoja'. Lo que estamos haciendo es pasar esas operaciones que requieren de una impresión de papel a formatos digitales. Hoy nuestros clientes cuentan con la plataforma digital (SDSConnect), lo que ayudará a reducir exponencialmente la utilización de papel dentro de nuestras operaciones, así como también gastos innecesarios. Esa es otra inyección a nivel cultural para el cuidado del medio ambiente, a la que nosotros estamos apostando en este 2022.

Al custodiar documentos de varias empresas tenemos que cumplir con estrictos niveles de seguridad tanto de infraestructura como de accesos. No cualquier persona tiene acceso a nuestras instalaciones principales ni al área de bodega. Además contamos con un sistema robusto y preventivo en temas de incendios. El 100% de nuestras bodegas están bien custodiadas y seguras.

Nuestra calidad de servicio y acercamiento real y personalizado con cada uno de nuestros clientes, además de contar con el centro de gestión y custodia documental mas grande, robusto y personalizado de manera exclusiva en Centroamérica, adicional, nos enfocamos en desarrollar procesos logístico de primer nivel en la cadena de suministro. Es decir, manejamos un sistema bastante automatizado, pero, a la vez, con un seguimiento real. Cuando nuestros clientes inician una relación comercial con nosotros, inmediatamente notan esa responsabilidad que nos caracteriza, prestamos nuestros servicios de acuerdo con sus necesidades y sobre todo que su documentación este segura y protegida, con un estricto nivel de confidencialidad. Esa dedicación que le brindamos al cliente es lo que nos ha hecho tener una excelente aceptación durante todos estos años.

Actualmente manejamos un sistema logístico de código de barras que nos permite tener un control de toda la información de nuestro cliente. Podemos saber dónde se encuentra, por ejemplo, la caja número 100 de tal cliente; es decir, todo está segmentado aleatoriamente, pero debidamente identificado y al momento en que un cliente necesita un documento, poder ubicarlo de manera inmediata y brindarle una pronta respuesta y hasta se lo entregamos en su oficina, de esta manera se genera un historial de registro de toda operación que se maneje con la documentación de nuestros clientes.

Suprime Data Storage evolucionó a un nivel satisfactorio mayor al esperado. Nosotros inicialmente estábamos ubicados en Milla 8, Panamá Norte y teníamos unas pequeñas oficinas adaptadas y un total de 13 galeras alquiladas. Fue tanta la aceptación de nuestros clientes en el tema la calidad y excelencia del servicio por parte de nuestro equipo, que llevó a la empresa a evolucionar en favor de nuestros clientes y colaboradores, esto instó a la Junta Directiva a desarrollar y construir su propio Centro de Custodia y Administración de Documentos. Esa aceptación que tuvimos a pesar de que teníamos una competencia con más años en el mercado, nos permitió evolucionar y hoy contamos con una infraestructura sumamente segura y confiable, con miras a una expansión en etapas. Esto representa para SDS y todo nuestro equipo de colaboradores y clientes un gran orgullo de lo que juntos hemos logrados en tan corto pero valiosos años de experiencia y crecimiento.

Nosotros impulsamos alas empresas a que le den valor a la gestión documental ya que es fundamental dentro de las organizaciones. Muchas organización tienden a pensar que el archivo es lo más insignificante, lo trabajan de forma desorganizada y en islas que, al pasar los años, se dan cuenta de que el error fue no haberle dado valor al cuidado y buen manejo de su documentación porque es muchas ocasiones es más costoso, hacer una reestructuración de toda la documentación. Pero si empieza con un buen plan y políticas de una buena gestión documental y la apoyan con un aliado estratégico como Supreme Data Storage, no tendrá gastos innecesarios o sobrecostos, sino una documentación bien segura y organizada. A lo largo de nuestras operaciones, hemos brindado asesoramiento a clientes que custodiaban documentación que ya no tenía valor fiscal, legal ni comercial y estaban pagando por esa custodia. Lo que transmitimos a los clientes es esa cultura de valor al área de archivo que en muchas empresas no se aplica.

Los logros se han definido año tras año específicamente en el crecimiento dela cartera de nuestros clientes y en número de colaboradores. En múltiples ocasiones también hemos sido auditados por empresas internacionales que nos han clasificado en la categoría 'Optimus 'para poder prestar este servicio. Representando un elemento clave para brindar confianza y tranquilidad al resto de nuestro cliente. Contar hoy con la presencia dentro de nuestra organización de bancos internacionales nos ayuda a crecer y también a evolucionar, puesto que al operar para empresas multinacionales, es mucho más exigente por sus controles, y esto nos permitió darnos cuenta que debíamos mejorar y seguir creciendo en temas de calidad y en materia de servicio como centro de custodia y administración de documentos.